Adatkezelési tájékoztató - Tóvárház Kft.

1. Az adatkezelő adatai

Az adatkezelő megnevezése: Tóvárház Kft.
Székhely: 1112 Budapest, Tippan u. 1.
Cégjegyzékszám: 01-09-191993
A bejegyző bíróság megnevezése: Fővárosi Törvényszék Cégbírósága
Adószám: 24963602-1-43
Telefonszám: +36 1 400 6107
E-mail: info@tovarhaz.hu

1.1 Adatvédelmi tisztviselő

Név: Révész Andrea Enikő
Telefonszám: +36 30 879 3998

2. Az adatkezelési tájékoztató célja

Az adatkezelő alkalmazottjaival társasházkezelői tevékenységet végez, magára nézve kötelezőnek ismeri el jelen jogi közlemény tartalmát. Kötelezettséget vállal arra, hogy tevékenységével kapcsolatos minden adatkezelés megfelel a jelen szabályzatban és a hatályos nemzeti jogszabályokban, valamint az Európai Unió jogi aktusaiban meghatározott elvárásoknak.

Az adatkezeléssel kapcsolatosan felmerülő adatvédelmi irányelvek folyamatosan elérhetők a www.tovarhaz.hu/adatvedelem címen.
Az adatkezelő fenntartja magának a jogot jelen tájékoztató megváltoztatására. Természetesen az esetleges változásokról kellő időben értesíti közönségét.
Amennyiben kérdése lenne jelen közleményünkhöz kapcsolódóan, kérjük, írja meg nekünk, és kollégánk megválaszolja kérdését.

Az adatkezelő elkötelezett partnerei személyes adatainak védelmében, kiemelten fontosnak tartja partnerei információs önrendelkezési jogának tiszteletben tartását. Az adatkezelés során tudomására jutott személyes adatokat bizalmasan kezeli, és megtesz minden olyan biztonsági, technikai és szervezési intézkedést, mely az adatok biztonságát garantálja.

Az adatkezelő az alábbiakban ismerteti a 2018. május 24. napjától érvényes és hatályos adatkezelési tájékoztató szerinti gyakorlatát.

3. Az adatkezelés jogalapja

Társasházi Törvény, a Társasházak Alapító Okiratai, Szervezeti és Működési Szabályzatai, valamint az online ügyintézésről szóló Közgyűlési határozatai.

3. Az érintettek köre

  • A Tóvárház Kft. által kezelt társasházak mindenkori tulajdonosai.
  • A Tóvárház Kft. által kezelt társasházak korábbi tulajdonosai, a társasházi tulajdonjoguk megszűnésétől számított 10 évre visszamenőleg.

4. A kezelt adatok köre, tervezett felhasználása és megőrzési ideje

4.1. A kezelt adatok köre:

GDPR szerinti fő tevékenység:
Lakóingatlan-kezelés (társasházkezelés)

Magánszemély adatainak kezelését jelentő tevékenység
A tevékenység egy részében magánszemélyek adatainak kezelése szükséges

Lakóingatlan-kezelési feladatok végrehajtása

  • Ingatlanok és tulajdonosok nyilvántartása
  • Az ingatlantulajdonosokra és bérlőkre vonatkozóan kezelt adatok:
    • Név
    • Cím
    • e-mail cím
    • telefonszám
    • Társasházi tulajdonnal összefüggő folyószámla
    • Társasházi tulajdonnal összefüggő közmű fogyasztások
    • Bankszámlaszám
  • Beruházási/felújítási feladatok szervezése és irányítása (költség, döntés)
  • Karbantartási feladatok szervezése és irányítása (költség, döntés)
  • Napi szintű épületüzemeltetés biztosítása
  • Biztosítási események kezelése
  • Ingatlanhasználó igények kezelése
  • Vállalkozókkal kapcsolatos feladatok végrehajtása

Gazdálkodási feladatok végrehajtása

  • Költségvetéstervezés, költségoptimalizálás, beszámolás
  • Közös költség befizetések kezelése
  • Közműelszámolás egyedi eseteinek kezelése
  • Tartozás-/behajtás-/végrehajtás-kezelés
  • Számlák és pénzügyi nyilvántartások (bank, pénztár) kezelése
  • Pénzintézeti (LTP, megtakarítás, befektetés, hitel) feladatokkezelése
  • Számviteli nyilvántartások (könyvelés) kezelése

Ügyviteli/szabályozási feladatok végrehajtása

  • Közgyűlési feladatok végrehajtása (szervezés, lebonyolítás, szavaztatás, jegyzőkönyvezés)
  • Elenőrzési feladatok végrehajtása (számvizsgálat)
  • Szabályozási feladatok végrehajtása (összeállítás, publikálás, aláírás)
  • Ügyfélfogadás és ügyintézés biztosítása
  • Adatszolgáltatási kötelezettség biztosítása tulajdonos/használók részére
  • Adatszolgáltatás államigazgatás/állami szervezetfelé

4.2. Az adatkezelés időtartama

Elévülésig.

4.3. Adatmegsemmisítés módja:

Selejtezés, amennyiben az érintett 10 évet meghaladóan nincs jogviszonyban a társasházzal, és a selejtezésnek egyéb, elévülést megszakító akadálya sincs.

5. A www.tovarhaz.hu társasházkezelő honlapon kezelt személyes adatok köre

A Tóvárház Kft. a társasházak kezelése érdekében üzemelteti a www.tovarhaz.hu honlapot.

5.1. Regisztráció során megadandó személyes adatok

A Tóvárház Kft. által működtetett honlapon a regisztráció során megadandó személyes adatok:

  • Név
  • Cím
  • Email cím
  • Telefonszám

5.2. Felhasználói jogosultságok, adatvédelem

A Tóvárház Kft. a honlap struktúrális kialakításával biztosítja, hogy az egyes felhasználók kizárólag a saját személyes adataikhoz férjenek hozzá.

5.3. Technikai adatok

A Tóvárház Kft. a személyes adatok kezeléséhez a szolgáltatás nyújtása során alkalmazott informatikai eszközöket úgy választja meg és üzemelteti, hogy a kezelt adat:

  • az arra feljogosítottak számára hozzáférhető (rendelkezésre állás);
  • hitelessége és hitelesítése biztosított (adatkezelés hitelessége);
  • változatlansága igazolható (adatintegritás);
  • a jogosulatlan hozzáférés ellen védett (adat bizalmassága) legyen.

A Tóvárház Kft. az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés ellen.

A Tóvárház Kft. olyan műszaki, szervezési és szervezeti intézkedésekkel gondoskodik az adatkezelés biztonságának védelméről, amely az adatkezeléssel kapcsolatban jelentkező kockázatoknak megfelelő védelmi szintet nyújt.

A Tóvárház Kft. az adatkezelés során megőrzi

  • a titkosságot: megvédi az információt, hogy csak az férhessen hozzá, aki erre jogosult;
  • a sértetlenséget: megvédi az információnak és a feldolgozás módszerének a pontosságát és teljességét;
  • a rendelkezésre állást: gondoskodik arról, hogy amikor a jogosult használónak szüksége van rá, valóban hozzá tudjon férni a kívánt információhoz, és rendelkezésre álljanak az ezzel kapcsolatos eszközök.

5.4 Online ügyintézéshez kapcsolódó adatok

A Tóvárház Kft. a honlapon keresztüli ügyintézés során az alábbi adatokat kezeli:

  • Név
  • Cím
  • E-mail cím
  • Telefonszám
  • Folyószámla kimutatások, befizetések
  • Szavazások
  • Hibabejelentések – a honlap felhasználói számára részben részben nyílt
  • A felhasználó által közzétett bejegyzések – a honlap felhasználói számára részben részben nyílt

5.5. Elektronikus értesítésekhez és tájékoztatásokhoz kapcsolódó adatok

A Tóvárház Kft. a tulajdonosok/bérlők számára a regisztrációkor megadott email címre az ingatlan tulajdonukkal vagy bérleményükkel kapcsolatos ügyintézés érdekében értesítéseket, tájékoztatásokat küld, a vonatkozó közgyűlési határozatok alapján.

6. Az adatkezelés célja, módja és jogalapja

6.1. Általános adatkezelési irányelvek

A Tóvárház Kft. tevékenységének adatkezelései önkéntes hozzájáruláson, illetve törvényi felhatalmazáson alapulnak.

Bizonyos esetekben a megadott adatok egy körének kezelését, tárolását, továbbítását jogszabályok teszik kötelezővé, melyről külön értesítjük partnereinket.

Felhívjuk a Tóvárház Kft. részére adatközlők figyelmét, hogy amennyiben nem saját személyes adataikat adják meg, az adatközlő kötelessége az érintett hozzájárulásának beszerzése.

Adatkezelési alapelvei összhangban vannak az adatvédelemmel kapcsolatos hatályos jogszabályokkal, így különösen az alábbiakkal:

  • Az egyének védelméről a személyes adatok gépi feldolgozása során szóló 1998. évi VI. törvény;
  • Az elektronikus hírközlésről szóló 2003. évi C. törvény.
  • 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról

6. § (5) Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában

a) a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából, vagy

b) az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából, ha ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.

  • 2011. évi CXII. törvény - az információs önrendelkezési jogról és az információ-szabadságról (Infotv.); ír Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) - a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, GDPR);
  • 2013. évi V. törvény - a Polgári Törvénykönyvről (Ptk.);
  • 2000. évi C. törvény - a számvitelről (Számv. tv.);
  • 2017. évi Lili. törvény - a pénzmosás és terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról (Pmt.);
  • 2013. évi CCXXXVII. törvény - a hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozások-ról (Hpt.).

7. Az adatok fizikai tárolási helyei

Személyes adatai (vagyis azok az adatok, amelyek az Ön személyével kapcsolatba hozhatók) tevékenységünk gyakorlásához elengedhetetlen információk, melyek átvételére, kezelésére és tárolására a Társasházi Törvény a Társasházak Alapító Okiratai, Szervezeti és Működési Szabályzatai, valamint a vonatkozó Közgyűlési határozatai jogosít fel.

7.1. Az adattárolás módja:

  • Papír alapú dokumentumok tárolása a társaság 1112 Bp., Kánai út 3. KÜ38-as irodájában
  • Papír alapú dokumentumok tárolása a társaság 1112 Bp., Tippan u. 1. szám alatti raktárában
  • Az elektronikus formában tárolt adatok a társaság 1112 Bp., Kánai út 3. KÜ38-as irodájában elhelyezett szerveren.
  • A társaság honlapján
  • A Tóvárház Kft. tulajdonában lévő 2 db lap-top készülékén
  • A Tóvárház Kft. tulajdonában lévő 2 db mobiltelefon készüléken

7.2. Az adatok elérése:

  • Fizikai elérés a társaság 1112 Bp., Kánai út 3. KÜ38.-as irodájában
  • Távoli elérés biztonságos VPN kapcsolaton keresztül
  • Honlap elérése internetkapcsolaton keresztül

7.3. Adatok biztonsága:

Az adatok védelme:

  • A társaság elektronikai eszközei jelszóval védettek
  • A társaság irodája biztonsági zárral ellátott, riasztóval védett
  • A társaság raktára biztonsági zárral ellátott.

Az adatok biztonsági mentése

  • Az szerver biztonsági mentéséről a Laptophub Informatikai Kft. (1214 Bp., Kohász u. 61.) gondoskodik, amely adatkezelést és adatfeldolgozást nem végez.
  • A honlap biztonsági mentéséről Györgypál Norbert EV (9664 Nagygeresd, Petőfi Sándor utca 63.) gondoskodik, amely adatkezelést és adatfeldolgozást nem végez.

Esetlegesen bekövetkező adatincidens esetén a Tóvárház Kft. minden késedelem nélkül értesíti az érintett személyt, valamint 72 órán belül jelenti a NAIH felé is, amennyiben az incidensek valószínűsíthetően magas kockázattal járhatnak.

8. Adattovábbítás, adatfeldolgozás, az adatokat megismerők köre

Az adatokat kizárólag a Tóvárház Kft. munkatársai kezelik, azok egy részét kötelező könyvelési illetve esetleges jogérvényesítési célokra továbbítja.
A társasházi tulajdonos/bérlő hozzájárul, hogy a az épületrészek és ingatlanok rendeltetésszerű működéséhez szükséges adatokat, a megfelelő szakember eljáró személy részére adatát átadhassuk.

9. Érintett jogai és jogérvényesítési lehetőségei

Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve – a kötelező adatkezelések kivételével – törlését, visszavonását, élhet tiltakozási jogával az adatkezelő fenti elérhetőségein.

9.1. Tájékoztatáshoz való jog

A Tóvárház Kft. megfelelő intézkedéseket hoz annak érdekében, hogy az érintettek részére a személyes adatok kezelésére vonatkozó, a GDPR 13. és a 14. cikkben említett valamennyi információt és a 15-22. és 34. cikk szerinti minden egyes tájékoztatást tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújtsa.

9.2. Az érintett hozzáféréshez való joga

Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon: az adatkezelés céljai; az érintett személyes adatok kategóriái; azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket; a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama; a helyesbítés, törlés vagy adatkezelés korlátozásának és a tiltakozás joga; a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga; az adatforrásokra vonatkozó információ; az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár. Az adatkezelő a kérelem benyújtásától számított legfeljebb egy hónapon belül adja meg a tájékoztatást.

9.3. Helyesbítés joga

Az érintett kérheti a Tóvárház Kft. által kezelt, rá vonatkozó pontatlan személyes adatok helyesbítését és a hiányos adatok kiegészítését.

9.4. Törléshez való jog

Az érintett az alábbi indokok valamelyikének fennállása esetén jogosult arra, hogy kérésére a Tóvárház Kft. indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat:

  • A személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
  • az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
  • az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre;
  • a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
  • a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
  • a személyes adatok gyűjtésére információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.

9.5. Az adatkezelés korlátozásához való jog

Az érintett kérésére a Tóvárház Kft. korlátozza az adatkezelést, ha az alábbi feltételek valamelyike teljesül:

  • az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, a személyes adatok pontosságának ellenőrzését;
  • az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
  • az adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
  • az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.

Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, a személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

9.6. Adatvédelmi hatósági eljárás

Panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál lehet élni:
Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Székhely: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22IC. Levelezési cím: 1530 Budapest, Pf.: 5.

10. Egyéb rendelkezések

E tájékoztatóban fel nem sorolt adatkezelésekről az adat felvételekor adunk tájékoztatást.

Tájékoztatjuk ügyfeleinket, hogy a bíróság, az ügyész, a nyomozó hatóság, a szabálysértési hatóság, a közigazgatási hatóság, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, a Magyar Nemzeti Bank, illetőleg jogszabály felhatalmazása alapján más szervek tájékoztatás adása, adatok közlése, átadása, illetőleg iratok rendelkezésre bocsátása végett megkereshetik az adatkezelőt.

Tóvárház Kft. a hatóságok részére – amennyiben a hatóság a pontos célt és az adatok körét megjelölte – személyes adatot csak annyit és olyan mértékben ad ki, amely a megkeresés céljának megvalósításához, a jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez elengedhetetlenül szükséges.

További tájékoztatást találhatnak az Adatvédelmi Hatóság www.naih.hu weboldalán.